S08_Project-Management

Jedes Unternehmen muss gelegentlich Aufgaben lösen, die einmalig, zeitlich befristet und komplex sind. Hierfür werden Projektorganisationen aufgebaut, die die Verantwortung für die Planung, Steuerung und Überwachung der projektbezogenen Aktivitäten tragen.

Eine Projekterklärung dient der ersten Bekanntmachung. Sie enthält folgende Festlegungen:

Projektname,
Ausgangssituation (kurze Beschreibung des zu verändernden Zustands),
Projektziele mit Zeitrahmen,
Strategische Priorität des Projektes,
Vorgesehener Projektverlauf (Grobplanung),
Projektorganisation (Auftraggeber, Projektleiter, Projektmitarbeiter, Berichtswege),
Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der Beteiligten.

Häufig kommt auch eine "Project Team Charter" zum Einsatz. Sie umfasst:

Projektname,
Projektlaufzeit,
Datum,
Problembeschreibung,
Projektmanager,
Projektpate,
Projekt-Stakeholder,
Projekt-Teammitglieder,
Projektname,
Projekt-Ziel,
Projekt-Scope,
Projekt-Deliverables,
Cadence des Umsetzungsprojekts,
Charter Approval.

Das Aufgabengebiet des Projektleiters bzw. Projektmanagers umfasst in der Regel:

die Planung des Projektes bezüglich Aktivitäten, Abläufen, Terminen, Ressourcen und Budget,
den Aufbau und die Führung des Projektteams,
die Steuerung der Abwicklung des Projektes gemäß Planung,
die Überwachung von Aktivitäten, Abläufen, Terminen, Ressourcen und Kosten,
die Einleitung von Korrekturmaßnahmen bei drohenden Planabweichungen,
die Gewährleistung eines internen und externen Informationsaustausches (d.h. die Durchführung von Meetings und Reviews, das periodische Reporting per Statusbericht, etc.).

Erstellte Statusberichte enthalten Aussagen zu folgenden Punkten:

Einschätzung des Gesamtstatus gemäß Ablaufplan,
Soll/Ist-Vergleich für Termine, Ressourcen und Kosten,
Abweichungsanalyse mit Ursachen und Auswirkungen,
Hinweise auf Probleme und Risiken mit Abschätzung der möglichen Folgen,
eingeleitete Korrekturmaßnahmen,
projektbezogene Kennzahlen.

Zum Projektabschluss wird ein Abschlussbericht mit Angaben zur Situation vor dem Projektbeginn, zu den Projektzielen, den eingeleiteten Maßnahmen, der Zielerreichung und den angefallenen Kosten verfasst.

Zum Standardablauf eines Projektes gehören folgende Schritte:

Wichtige Erfolgsfaktoren von Projekten sind:

verständliche, realisierbare, messbare Ziele,
eine sorgfältige Auswahl der Teammitglieder, eine optimale Teamgröße und die Ermöglichung der Teambildung (d.h. der gegenseitigen Anerkennung und Unterstützung),
die Einbeziehung der von Veränderungen betroffenen Mitarbeiter,
der rechtzeitige Abschluss von Betriebsvereinbarungen,
ausreichend Zeit für die Konzeption,
die Festlegung und kontinuierliche Kontrolle projektbezogener Kennzahlen,
die Berücksichtigung potentieller Risiken in der Planung und der Aufbau eines Frühwarnsystems,
ständiges Marketing für das Projekt,
die Information Betroffener über Fortschritte,
die Organisation von Anwenderschulungen,
die Überwachung aller Teilschritte bezüglich Umfang, Qualität, Ergebnis, Terminen und Kosten sowie die rechtzeitige Einleitung von Korrekturmaßnahmen zur Gewährleistung der Zielerreichung,
die geordnete Übergabe der Verantwortung für den laufenden Betrieb an geeignete Fachabteilungen.

Agile Projektmanagement-Methoden, wie Scrum, werden bei kleinen Projekten immer häufiger anstelle klassischer Projektmanagement-Methoden eingesetzt, um optimal auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Lösungen zu entwickeln. In großen, komplexen Projekten lassen sich klassische mit agilen Projektmanagement-Methoden kombinieren, um die Vorteile beider Vorgehensweisen zu nutzen.

Der Ansatz von Scrum ist empirisch (auf Erfahrung basierend), inkrementell (schrittweise) und iterativ (sich wiederholend). Er beruht auf der Erfahrung, dass viele Entwicklungsprojekte zu komplex sind, um in einen vollumfänglichen Plan gefasst werden zu können. Ein wesentlicher Teil der Anforderungen und der Lösungsansätze ist zu Beginn unklar. Diese Unklarheit lässt sich beseitigen, indem Zwischenergebnisse geschaffen werden. Anhand dieser Zwischenergebnisse lassen sich die fehlenden Anforderungen und Lösungstechniken effizienter finden als durch eine abstrakte Klärungsphase. In Scrum wird neben dem Produkt auch die Planung iterativ und inkrementell entwickelt. Der langfristige Plan (Product Backlog) wird kontinuierlich verfeinert und verbessert. Der Detailplan (Sprint Backlog) wird nur für den jeweils nächsten Zyklus (den Sprint) erstellt. Damit wird die Projektplanung auf das Wesentliche fokussiert.

Das Taskboard visualisiert die im Sprint zu lösenden Aufgaben (siehe Sprint Backlog). Es zeigt, welche Product- Backlog-Einträge für den Sprint ausgewählt wurden, welche Aufgaben dazu zu bearbeiten sind und in welchem Bearbeitungszustand diese Aufgaben sind.

Unser Dienstleistungsangebot zum Projektmanagement umfasst:

die Einführung von Projektmanagement mit:

dem Entwurf der Projektorganisation,
der Ausarbeitung von Projekt-Erklärungen,
der Festlegung von Regeln zur Projektdurchführung,
der Bewertung und Einführung von Projektmanagement-Tools,
der Qualifizierung von Projektmanagern,
dem Entwurf von Zielvereinbarungen für Projektmanager,

die Projektbegleitung mittels Beratung, Coaching, Reviews und Assessments (z.B. Risiken),
die Übernahme von Projektmanagement-Teilaufgaben, wie z.B. Qualitätssicherung und Projektcontrolling,
die komplette Übernahme des operativen Projektmanagements.